口頭での打ち合わせをボイスレコーダーでメモする。

先日、某有名経営者の動画をYoutubeで見ていたところ、ゲストの方が、「上司から呼ばれた時はボイスレコーダーで記録をとる」という話をしていました。私は結構びっくりしました。目的は言った言わないのトラブルを避けるためとのこと。

なんか違和感を感じましたが、今の時代、それが当たり前なんでしょうか。

私も口頭での指示は出来るだけ避けるようにしていて、出来るだけメールでの指示をするようにしています。目的は記録を残すことと、言う前に言うべきことをまとめるためです。

言った言わないのトラブルですけど、これはどの職場でもあります。ただ、そのトラブルのあと、どうするか？が問題であって、お互いに確認すべきでしたね、気を付けましょう、であれば、口頭での打ち合わせでも問題は無いかと思います。でも、あなたが言っていない、あなたが聞いていないで、責任はどっちか？に焦点があたるのであれば、口頭での打ち合わせは避けた方が良いかと思います。信頼関係が出来ていないし、仕事を進めるというより、どっちが悪いかはっきりさせることが目的になってしまうので。

その証拠を残すために毎回ボイスレコーダーで記録を取るのであれば、もはや口頭で打ち合わせしない方が良いと思います。全部テキストで伝達し合う。

メールではなく口頭で伝えたい場合、それはあまり時間が無い時です。あと、文面で伝わらない細かいニュアンスを伝えたい時です。そのメリットがある中で、それでも、言った言わないのトラブルに焦点を当てるなら、もはやそれは信頼関係なのかなって思うんです。それか、指示を出す側の発する言葉があまりに曖昧かです。

ツーカーの仲ってよく言いますが、実はそれこそが一番の「時短」になるんです。指示出す側から考えると、1言うと10分かってくれる。メールで1を書くのと10を書くのでは、10倍の差があるから、それを口頭で1だけ伝えれば10動いてくれるのであれば本当に楽なんです。

もしくは、メールを10書く時間を1で終わらせるか。それもテクノロジーの発展で無理ではないですよね。でも、そのテクノロジーがもっと進むと、その指示自体が不要になってしまう可能性だってあります。あ、やっておいたから大丈夫ってことになります。

だから、本当に必要な人材っていうのは、機転利かせて物事をスムーズに進めてくれる人なんだと思います。応用が利く人とも言えます。先日の記事で自分の業務をプログラム組み始めたって書きましたが、似たような処理でも、プログラムは書き直さないといけないんです。それが無限に出てきて一回で終わってしまうような処理に全部紐づけするのであれば、1言って10分かてくれる人に任せちゃった方が早いんですね。

どうしても時間の問題で、すべての指示を完璧に出来る人は少ないと思います。どうしても何か抜けてしまう。その時に、「〇〇さん、これって抜けていますけど、これで良いんですよね？」って修正してくれて、指示出す方も、「あ、そうそう、ごめんね、指示抜けちゃった、次回から気を付けるね」で良いんだと思うんですよ。そうでないと、時間無いけど、自分でやった方がトラブル避けられるから。自分ならどこが間違いかが分かってすぐ直せるし。

テクノロジーの進化はみんなにとって利益だけど、あまりの正確性を追い過ぎて曖昧を排除し、なおかつ、許容する余裕が無くなってしまうと、もはやその作業は人間に任せないようにした方が良くなってしまう。逆に言うと、それは少人数化には良いかと思いますけど。

なんか、その曖昧さのグレーゾーンが急速に狭くなっていて、責任はどっち？ばかりに焦点が当たり、一緒に仕事している意味がよくわからなくなっていませんか？もちろん、セクハラ・パワハラとかコンプライアンス遵守はよく分かるだけど。それ自体に焦点があたり過ぎると、一緒に仕事している本来の目的を見失うような気がします。そうなると、、、一人とか、信頼できる人、出来るだけ少人数で仕事したいなって思っちゃったりします。あまりにシビアだと、人の管理ばかりになっちゃうから。なんてこと思いました。