やるなら今しかない！！データベースの改善作業

当社の秘めたる（？）強みはデータベース管理です。注文や生産を一つのデータベースで管理しています。多品種少量生産を支える必要不可欠な仕組みです。

注文件数が非常に多いので、紙で管理は不可能。作業者が覚えておける件数ではないです。大体、月間で3000～4000件の注文を管理しています。納期遅れは皆無です。その中で圧倒的に多いのはお得意様からのEDIと呼ばれるデータ交換です。具体的に言いますと、あるデータベースから注文をCSV等のファイルで受け取ります。大体毎日入ってきます。

多い時で、一回で300件ほどの注文が入ります。それを社内のデータベースに取り込むのですが、この作業に苦労しておりました。必要なデータと必要でないデータに分けて取り込むのですが、実は半分マニュアル作業。以前はプログラムを組んでもらいボタン一発で取り込んでいたのですが、1年ほど前、データ形式が変更になり、ボタン一発で取り込みが出来なくなりました。早く解決しなくてはと思いつつ、自分も時間が取れず、外部のプログラマーさんも忙しく、前に進めず。今回、お互い時間が取れたので一歩前進です。

毎日繰り返す作業の自動化は本当に大切です。間違わないように気を付けながらルーティン作業を続けるのは大きな負担です。時間をかけるべき部分は製造と検品であって、注文を取り込む作業はITの力を借りて時短できます。限られたリソースでの、注力すべき仕事の選択は非常に大切で、それがコスト低減につながるのです。

私はプログラマーではないので、専門的なことは分かりませんが、プログラマーさんと打ち合わせしている時は本当に楽しいです。この仕組み作れば、この社員のこの作業が減るんだ！とその場で想像できて、実際の運用が始まれば、目に見えて作業量が減る。減った時間を、別の作業に振り向けられるのです。業務の流れをきちんと見える化してプログラマーさんに伝えれば、おのずと作業の自動化は出来てしまいます。そこは曖昧ではダメで、例えば、エクセルの項目の一つ一つを丁寧に紐づけしなくてはなりません。半角とか全角も合わせなくてはなりません。

コストというと、こんな不景気の中では特に外注費（外に出るお金）に目が行ってしまいますが、自社ではないので、コストを下げることと言えば値切ることしか出来ません。でも、社内の仕事を見直すことこそ不景気の時には重要で、メスを入れるチャンスでもあり、すぐに実行できるものでもあります。以前の記事でも書きましたが、多品種少量生産の世界では、実際の製造の時間より、段取りなどの間接的な時間の方が多いのです。注文の取り込みや管理は間接的な作業の一つですので、その作業の見直しも、製品一個を作成する時間を縮める直接的なコスト低減と同じ効果があると思っています。

今日の打ち合わせは有意義でした！1週間お疲れ様でした。来週は本格的に仕事が動いてくれることを祈ります！