超久しぶりの注文が続く・・・

少し注文の入りは落ち着いてきましたが、最近のトレンドは、数年ぶりの注文が立て続けに入ったことです。

うちの特徴は、超久しぶりの注文でも大丈夫です！ってことですが、ある場合を除く、です。そのある場合というのは、電子データが無い！時です。以前、版は紙で支給、フィルム版の支給、型の支給ということが多かったです。つまり、電子データが無い！うちはかなりのお客さんの数ですが、データは完全にフォルダ分けされており、検索で一発で見つかることが多いです。仮に版の現物がなくても、残っているデータで再版は可能です。

でも、電子データが無いと、その現物を探さなくてはなりません。数千、数万の中から・・・・。しかも、もっと見つからないのは、完全にすべての加工を外注さんにお願いしているケース。今ではメールで送るので、データはメールに残っています。でも、お客さんからもらった版をそのまま外注さんに送った、もしくは手渡した場合、記録は残っておりませんので、その調査が本当に大変です。そんな注文が続き、探す大変さを久しぶりに経験しています。そして、Googleの偉大さを改めて感じるわけです。

今回は事なきを得ましたが、古い注文の管理をきちんと考えないと、久しぶりの注文への対応は遅くなってしまうのです。そのためにやっていることは、①データの電子化と、②記録を残す、この2つです。

①データの電子化は文字通り、現物の版をデータ化することです。フィルム版をスキャンしてトレースして、aiデータを作成する。データさえあれば、現物の版を紛失しても再版は可能です。これは都度進めています。

②記録を残す、これは気が付いたら台帳に手書きする、また、メールやサーバーにテキストや画像を残すことです。私はGmailを使っておりますので、些細なことも、社内でも社外でも出来るだけメールで連絡するようにしています。また、社内サーバーに残す、Evernoteなどのメモアプリに情報を入れおく、また、Onedriveなどのクラウドに資料を残す、など、出来る事はやっています。いったん残れば良いのです。後で探せますので。

情報残すためのルール多すぎると、面倒になってそのうちやりません。だから、気が付いたら何でもすぐに出来るようにすることが大切かもです。お客さんと電話しながら、気が付いたことあれば自分にその場でメールするとか、無くしそうなメモあればスマホで写真とってEvernoteに入れておくとか。OCRはありますが、何かきっかけになるようなテキストをタイトルに入れておくだけで後で探しやすくなるんです。忙しいとそのリネームさえ面倒になるんですが、最低でもお客さんの名前と日付くらい入れておけば後から探しやすいです。

と言いつつ、それでも問合せが重なるとパンクしますが（笑）その場合、とりあえずメモを写真で撮っておきます。最低限ですが、それでも後から役立ちます。

情報の管理は今後もっと重要になってきます。この管理は大切にしていきたいです。