ペーパーレス　クラウド　テクノロジーの恩恵

お盆休み中も地道に書類整理。私は何でも捨てますが、経理書類だけは慎重になります。9年間保存、わかりました、とっておきます。まず見返すことはありませんので、つくば工場にどんどん移動しております。

整理していると、よくわからない資料がたくさん出てきます。昔使っていたソフトとか、仕事上の見積もり資料とか。まず見返すことは無いので躊躇なく廃棄、もしくはシュレッダー行きです。

整理して思ったこと、それは紙で取っておく必要性がどんどんなくなっていることです。重要な情報は、ネット上で確認できるし、本当に必要な情報はスキャンしてPDFで取ってあります。経理書類もスキャンして電子化すれば良いのですが、スキャンの手間を考え、また見返す頻度がほとんどありませんので、廃棄できる期限まで現物で残しておくことにしました。ただ、それ以外、廃棄してもあまり影響はないと思っております。

そもそも整理自体も必要ないと感じることもあります。メールで送られてくる資料とか。ダウンロードして、フォルダに入れて、、、という作業せずに、そのままメールを取っておけばメールソフト上で検索可能です。というかその方が早い。うちはGmailを使っておりますので、検索は最強です。ただ、残しておく、勝手にインデックス付けられる、検索は簡単、そんな時代です。取っておいても

みなさん、自分の会社にどれくらいの紙の資料が残っているか把握していますか？それはとんでもない量です。ペーパーレス、クラウド、どこにでも情報を電子データで保管でき、いつでも閲覧できるというテクノロジーの進歩は本当に利便性が高まったと思います。整理していて実感できます。

製造業はモノを作っていれば良い時代は終わりました。何でもかんでも「管理」の時代です。図面を所定の場所に置いておかないと探す時間が膨大です。だから、データ化するだけでなく、どこにデータを置いておくべきか、誰がアクセス出来て誰がアクセスできないか？その管理も重要です。

紙を整理する時間はとんでもなく膨大で利益を生みませんから。管理の重要性を本気で感じます。これから、その手間を事前に削減できるルール決めをしないと、と思いました。

私が管理するようになって、管理すべき紙の資料は減っていると思います。自分が管理する前の資料で四苦八苦です。捨てて良いのかダメなのか。しばらく地道な作業が必要となりますが、やらないとスペースは広がりませんから。そのスペース確保をモチベーションとしてであれば頑張れますね。

うちに来たことがある人はよくお分かりかと思いますが、うちの工場はとにかく狭いのです。この狭さの中、色んな機械が稼働しております。むやみに広げることなく、まずは既存のスペースでどこまでいけるか？チャレンジします。それでも入らない場合は、別のスペースを探します。こんなに狭いところで、こんなにも仕事量をこなしている！！そんな工場を目指します。

全然関係ないのですが、私は学生時代、駅ビルの中のトンカツ屋さんでバイトしておりました。そこもとても狭いお店でした。社員の方が、「うちはテナントの中で坪単価はナンバーワン！」と仰られておりました。「狭いスペース」は私の運命なのか(笑)うちも坪単価売上げと坪単価利益の最大化を目指します！！