外注さんと情報共有　Google spreadsheetで

毎日お願いしている外注さんが数社ありますが、細かい情報共有は品質維持のために必要不可欠です。

で、情報を共有する手段ですが、電話、メール、ファックス、lineと多岐に渡ります。うちの外注さんは、その人が作業しているので、私のようにずっとPCの前に座っているわけではないので、連絡するタイミングに困ったりします。

ある外注さんは、決まった時間にlineを送って、今日の注文内容を連絡しております。で、これからやろうとしているのは、それをやめて、社内の情報をいつでも見られるような仕組みを作ろうと思っています。うちの注文状況は日々、というか毎時変わってきます。だから、その都度電話連絡するのもお互い億劫な時もあり、であれば、社内で共有している情報を外注さんにそのまま見てもらった方が早いのではと。

で、まずはスマホに仕込んだのですが、画面が小さいという問題が。見ずらい。なので、最近入れ替えたというノートパソコンにGoogle spreadsheetを仕込んできました。

注残がずらっと表になっていますから、今日だけでなく、明日の予定、もっと先に予定も見られます。これは先方に取ってかなり有益な情報のようで、前の日に段取り組めるのはありがたいとのこと。

問題なのは、それを継続的に使ってくれるか？ですね（笑）ショートカット作ってデスクトップに配置して、すぐにアクセスできるようにしましたが、、果たして継続的に使ってくれるかな・・・それが心配。やっぱ電話の方が良いって言われたらどうしよう（笑）

相手の年齢やITのリタラシーによって、伝える方法は常に考えないといけないんです。私たち世代より下であれば、スマホ一択で、lineかメールでほぼ完結。上の世代の方はファックスが良いって言う人も結構いるし、それは相手に合わせないといけません。なんでスマホ使えないの？は責められないし、情報が伝わっていないと何の意味もありませんから。アプリ仕込むのは手段であって目的ではない。使いづらければ電話連絡に戻すしかありません。

確かに電話とかファックスは早いんです、それはよく分かっています。でも残らないんですね。あと、刻一刻と状況変わるので、情報がすぐに陳腐化しちゃいます。オンタイムの情報共有は本当に難しいので、まずはまさにその時の情報に簡単にアクセス出来れる仕組みにしてみました。今後、うまく運用できることを祈ります！！