ファイル名、フォルダ名、正確に決める。

多品種少量ですと、日々、製品の種類が増えていきます。今日2022/6/21現在で、約50,000点あります。そうなると、覚えていられません、当たり前のこと。

その状況で、数年に一回の注文とか入ってくるわけですから、探す時間をどうやって短縮でくるかが肝になってくるんです。探す、つまり「検索」する。メールを検索したり、社内のデータベースを検索する、毎日、毎時、毎分行っていることです。

そうなると大事なのは、ファイルやフォルダに正確に名前を付けることです。一文字も間違わずにです。大手メーカーさんは機械的に図番を振っておりますので、図番の末尾が0か1で製品自体がまったく違うものになるんです。

その、ファイル名やフォルダ名の名前の付け方、私がおおよそルール付けしております。根本のルールは、お客さんからの注文書に記載された製品名を正確に入力することです。ただ、これはお客さんのシステムとの兼ね合いもあるので、100%は無理なんですけど、出来るだけそのルールにしてあります。よって、銘板の記載されている文言を言われても分かりません。正確な図番・製品名を言ってもらえれば、秒で探し出すことが出来ます。

ファイル名、フォルダ名はすべて後から検索することを前提に決めております。私自身の仕事であれば、見積書にお客さんの名前と日付を必ず入れます。そうしないと分からなくなる。

このルールが徹底されていないと、データを探し出すことが難しくなります。長ければ良いというものでもなく、ぱっと見て分かるルール決め。そうしないと、リピート品でも新たにデータを作成したり、作業が重複してしまうのです。その辺り、大手メーカーは絶対に図番が重複しないので安心です。

正式な名前が決まっていない場合、うちで製品名を決めますけど、アルミ銘板〇〇、そろそろ限界です（笑）ネタが無いというか、時にはお客様の社名を入れたりします。でも、途中でサイズ違いが出てきたり。で、サイズを「大」にすると、もっと大きなものが出てきて「特大」にしたり（笑）キリが無いんですが、とにかく目的は情報に瞬時にリーチできること。それが目的です。

だから、たまに10年以上前の製品の改訂とかあると、データ探すのが大変なんです。以前の作業者はルール決めをしておらず、まとめて「その他」に入っていたりします（笑）それでも、日付やキーワードを駆使して見つけますが、その探している時間が本当に勿体ないと思うんです。後の祭りですけど、ルール決めは最初の段階でやっておかないと本当に大変です。ファイル名やフォルダ名の名前の付け方。数年後でもぱっと探せる工夫が必要です。