マルチタスクは効率的か非効率か？

昨日は2人の社員がお休みでした。社員がお休みの時、社員のありがたさがよく分かります。一人は通院、一人は子供の面倒をみるためのお休み。一斉休校のしわ寄せが当社にも少しきています。

いつも注文の手配や、外注さん回りをしてもらっている社員がお休みだったので、私と業務担当が彼の代わりに外回りをしました。こういう時に社員達のありがたさが良く分かります。外回りと言っても、大体3時間くらいは外にいるわけで、その間もメールや電話が入ります。3時間運転しているわけですから、その間は営業対応（見積もりや受注、問い合わせ対応）が出来ないのです。

その3時間は結構大きいです。外回りを見越して早めに出社しましたが、やはり間に合わず。久しぶりの外回りでしたが、外注さんのある場所は結構奥まった秘密？めいた場所にあるので、人通りや自転車に気を使いながらの運転。結構疲れます。会社に戻ってから営業の頭にはすぐには戻れないものです。

以前、原稿の作成を一手に任せている社員が長期のお休みを取ったことがありました。何とかなるだろうと思っていましたが、それはそれは大変でした（笑）以前、自分で原稿を作成しておりましたので、見積もりと原稿作成を同時にこなしていましたが、あまり苦ではありませんでした。ただ、今は完全にお任せしているので、データ作成がこんなに大変なのかと・・・。

データ作成中に問い合わせの電話が入ると、頭はそっちに行ってしまいます。電話終わってデータに戻ると、あれ、どこまでやったのか・・・と。それの繰り返しで仕事が進まない状況でした。そうですね、マルチタスクも限界があります。同じ領域でマルチタスクであればOKですが、異なる仕事でマルチタスクは逆に非効率です。

学んだこと＝社員には余計な事を考えないで仕事に集中してもらうのが一番！です。実はこの仕事の領域が曖昧なところで難しいところです。私も海外で少し働いたことがあるので分かりますが、欧米では仕事の範疇が契約書に書いてあり、明確です。ココまで私、ココからが上司、など。日本はそこが曖昧です。会社勤めしたこともあるので当社だけの状況ではないのはよくわかっています。それぐらいやってよ！的なこと多いですよね。

ただ、すべてが曖昧で、何でもみんなで！という構造はあまり良くない。責任の所在が曖昧になるのと同時に、仕事の進捗も遅くなります。なので、ある程度仕事の範疇を決めて集中して仕事をしてもらう。仕事の種類を増やすより、一つの仕事で量をこなす方が成長が早いです。

以前、私は担当する仕事の種類を増やした方が良いとずっと思っていましたが、それは少しフライング気味な考えだったと今は思っています。習熟度70％くらいで、他の仕事もやってもらった方が良い！と考えていましたが、それは社員を混乱させるだけ。習熟度120%くらいにならないと、違う種類の仕事に手は出さない方が良いのかなと。

慣れるまでは量と時間が必要です。あとは、その社員の性格にもよりますね。一つの仕事をブルドーザーのようにこなすのが得意な人もいれば、ある程度まわりに気を配って全体見ながら仕事こなすのが得意な人もいます。なので、その人にあった仕事の出し方も重要かなと思っています。